جامعة عين شمس تدشن العمل بنظامي الأرشيف والدراسات العليا

جاء ذلك في ورشة عمل للإعلان عن نظام الأرشيف الجديد ونظام الدراسات العليا المستحدث ضمن نظام شمس، حضر الورشة الأمين العام لجامعة عين شمس أ.صلاح عبد العظيم، والأمين المساعد لشئون التعليم والطلاب أ.محمد الديب، والأستاذ الدكتور جمال محمد علي مستشار رئيس الجامعة لتكنولوجيا المعلومات ومدير مشروعات تكنولوجيا المعلومات بجامعة عين شمس. كما حضر ورشة العمل التي أقيمت بقاعة المؤتمرات بكلية الآداب موظفين من عدة إدارات في الجامعة.

وأوضح العليمي في شرح مفصل عن آلية التعامل مع نظام الأرشيف الذي تم استحداثه في نظام شمس وآلية الاستفادة منه في توفير التواصل الإداري بين إدارات الجامعة، ليحل التعامل الالكتروني محل الورقي الأمر الذي سيوفر الوقت والجهد والتكاليف.

 كما أن هذا النظام سيتيح التواصل مع أكثر من جهة في وقت واحد ويمكن لكل جهة الرد على المراسلة الموجهة إليها بالقبول أو الرفض. وأضاف العليمي أن هذا النظام تم تعميمه على كل إدارات الجامعة الرئيسية، موضحا أنه تم تدريب 40 موظف من مختلف إدارات الجامعة خلال 160 ساعة تدريبية ليتمكنوا من التعامل مع النظام والاستفادة منه.

كما أكد العليمي أن تعامل الإدارات مع النظام سيتم متابعته من قبل شبكة المعلومات حيث سيتم إرسال تقرير شهري لكل إدارة بمدى استخدام الموظفين في الإدارة للنظام، مشيرا الى أنه سيتم تعميم الفكرة على كل قطاعات وكليات الجامعة ومراكزها في المرحلة القادمة.

كما تحدث العليمي عن نظام الدراسات العليا الجديد الذي تم استحداثه ضمن نظام شمس، ومن خلال هذا النظام تم نشر قرارات الدراسات العليا منذ عام 1950 وحتى 2014 من قبل فريق العمل، مشيرا الى أن موظفي قطاع الدراسات العليا يعملون على النشر الدوري لآخر القرارات التي تصدر في القطاع. وأكد العليمي على أن نظام البحث والاسترجاع في كلا النظامين (الأرشيف، الدراسات العليا) يعد سهلا جدا.

من جانبه ناشد الدكتور جمال محمد علي مدراء الإدارات والموظفين بضرورة استخدام هذه الأنظمة لما ستوفره من وقت وجهد وتكاليف، إضافة إلى أنها مواكبة لتطورات العلم والتقنية. وفي سياق متصل شدد السيد صلاح عبد العظيم على أهمية التدريب لمزيد من الموظفين